Gestionnaire admin structure (2 postes)
Et si vous rejoigniez un projet qui naît aujourd’hui pour grandir demain ?
Nous construisons un nouveau réseau d’accueil de l’enfance, au service des familles, avec la volonté de proposer un cadre de travail humain, stimulant et porteur de sens. Rejoindre l’aventure aujourd’hui, c’est intégrer une équipe administrative en pleine construction, participer à un projet concret dès ses débuts et contribuer activement à bâtir son avenir.
Dans le cadre de ces postes (2 personnes), vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative des contrats en structure d'accueil, en assurant notamment le traitement et le suivi de ces derniers entre les familles, le réseau et les structures.
Nous recherchons des personnes engagées, motivées et prêtes à relever un défi collectif enthousiasmant. Pour des raisons opérationnelles et de mise en place du Réseau, l'entrée en fonction pourrait débuter à 10-20% dès l'automne 2026.
Description du poste
Dans cette fonction, vous assurez la gestion administrative des dossiers liés aux familles et contribuez au bon fonctionnement des relations avec les structures d’accueil. Vos principales missions sont les suivantes :
- assurer l’accueil et le renseignement des parents, par téléphone comme en présentiel, ainsi que le suivi et la mise à jour de leur dossier ;
- gérer la base de données spécifique, ouvrir et tenir à jour les dossiers, établir les contrats et collaborer avec vos collègues à leur bon suivi ;
- assurer le suivi des présences et absences des enfants, établir et envoyer les factures aux parents, et contribuer plus largement au suivi de la facturation ;
- gérer le courrier, rédiger les communications et participer à l’amélioration continue des pratiques internes ;
- collaborer avec les directions dans un esprit de confiance et contribuer, avec vos collègues, à la gestion de la ligne téléphonique publique ainsi qu’à l’accueil des parents selon les horaires d’ouverture ;
- prendre part aux colloques, rédiger au besoin les procès-verbaux et contribuer à l’intégration des nouveaux collègues, notamment comme personne ressource.
Profil recherché
- CFC d'employé de commerce ou formation jugée équivalente ;
- une solide expérience dans la gestion administrative et le suivi de dossier avec un attrait spécifique pour le domaine de l'enfance ;
- de l’aisance dans l’établissement, le traitement et le suivi de contrats, ainsi que dans la facturation liée aux prestations ;
- une excellente aisance dans les contacts avec le public, tant au téléphone que par écrit ;
- une bonne capacité à collaborer efficacement avec différents partenaires internes et externes, en particulier les familles, les directions et les services concernés ;
- de la rigueur dans l’application des directives, des procédures et des échéances ;
- un excellent sens de l’organisation, de la précision et une capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle ;
- de la discrétion, de la fiabilité et un strict respect de la confidentialité ;
- un fort esprit d’équipe, allié à de l’autonomie, de la flexibilité et à un réel sens du service.
Candidature spontanée
Vous ne voyez pas d’offre qui vous correspond ? Envoyez-nous votre candidature spontanée et dites-nous ce qui vous motive à rejoindre notre équipe !
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