Description du poste

Dans cette fonction, vous assurez la gestion administrative des accueils en milieu familial et garantissez le bon suivi des dossiers liés aux familles, aux enfants et aux accueillantes en milieu familial (AMF). Vos principales missions sont les suivantes :

• assurer l’accueil et le renseignement des parents, par téléphone comme en présentiel, ainsi que le suivi et la mise à jour de leur dossier ;
• gérer la base de données spécifique, établir les contrats d’accueil, assurer leur suivi et veiller à la bonne tenue des dossiers en collaboration avec la coordinatrice et vos collègues ;
• assurer le suivi des présences et absences des enfants, participer au suivi des factures et coordonner les variables salariales des AMF avec le service RH ;
• gérer le courrier, rédiger les correspondances et diverses communications, et contribuer à la gestion de la ligne téléphonique publique ainsi qu’à l’accueil des parents selon les horaires d’ouverture ;
• participer aux colloques, rédiger au besoin les procès-verbaux, contribuer à l’amélioration continue des pratiques internes et favoriser une relation de confiance avec les AMF ;
• participer à l’intégration des nouveaux collègues et assumer, selon les besoins, un rôle de personne ressource.

Profil recherché

• CFC d'employé de commerce ou formation jugée équivalente ;
• une solide expérience dans la gestion administrative et le suivi de dossier avec un attrait spécifique pour le domaine de l'enfance ;
• de l’aisance dans le traitement et le suivi de contrats, ainsi que dans la facturation liée aux prestations ;
• une bonne capacité à collaborer avec différents interlocuteurs, notamment les familles, les AMF et les services internes concernés ;
• une excellente aisance relationnelle, aussi bien dans les contacts téléphoniques, présentiels que par écrit ;
• une bonne maîtrise des outils informatiques usuels et des logiciels de gestion administrative ;
• de la rigueur dans l’application des procédures, des directives et des échéances ;
• un excellent sens de l’organisation, avec la capacité de gérer plusieurs dossiers en parallèle ;
• de la discrétion, de la fiabilité et un strict respect de la confidentialité ;
• un fort esprit d’équipe, allié à de l’autonomie, de la flexibilité et un réel sens du service.